Penanganan Surat Dengan Sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Dengan Sistem Buku Agenda

Dalam sebuah lembaga ataupun instansi serta beberapa aktivitas yang memiliki kantor ataupun sekretariat tentu memiliki sebuah agenda kedinasan tersendiri sesuai dengan apa yang dikerjakannya. Sudah tidak asing lagi jika surat menyurat menjadi sebuah agenda yang sangat penting adanya. Walaupun sekarang ini sudah zamannya teknologi dan informasi yang begitu modern dan canggih, namun system surat menyurat masih tetap berlaku dan memiliki kesakralan yang luar biasa terutama surat dinas atau surat resmi. Karena itulah penanganan surat harus diutamakan karena semua administrasi berawal dari surat yang masuk dan ke luar yang menjadi data yang sangat penting adanya.

Dalam penanganan surat biasanya diserahkan kepada salah seorang yang ditugaskan secara khusus untuk mencatat surat ke luar dan surat yang masuk. Setiap surat yang masuk ataupun ke luar memiliki nomor masing-masing dengan menggunakan kode surat yang telah ditentukan. Begitu juga terdapat aturan dalam pengarsipan terutama dalam surat masuk yang mana penanganannya menggunakan 2 cara yaitu dengan system agenda dan yang kedua dengan menggunakan system kartu kendali. System agenda ini biasanya dipegang oleh seorang agendaris atau petugas khusus yang mencatat surat ke luar dan masuk dalam buku agenda yang telah disediakan.

Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat yang keluar dan masuk dalam satu tahun terdapat tiga buah buku. Yang pertama yaitu buku agenda campuran, atau yang sering disebut sebagai buku tunggal yang mana kegunaannya yaitu untuk mencatat semua surat baik itu surat masuk ataupun surat yang keluar secara berurutan dan dicampur setiap halamannya. Yang kedua adalah buku agenda berpasangan yang memiliki fungsi yang sama namun cara penyajian datanya yang berbeda yaitu surat masuk di sebelah kiri dan surat yang keluar di sebelah kanan. Adapun yang ketiga yaitu buku agenda kembar dalam arti untuk mencatatnya terdapat dua buku dengan fungsi yang berbeda. Satu buku dipergunakan untuk menuliskan surat masuk dan buku yang satunya lagi untuk mencatat surat keluar. Nah itu baru penanganan system agenda, belum system kartu kendali.

 

Share